Mở đầu cuộc trò chuyện với anh Đỗ Thành Huy – Founder & CEO của Smile Care, tôi không khỏi ngỡ ngàng trước sự nhiệt thành và đầy khiêm tốn của anh. Tôi nghĩ mình có thể viết nhiều hơn về anh với những chất liệu mà mình có được, tuy nhiên trong 2 giờ nghỉ trưa ngắn ngủi mà anh đã dành trọn vẹn để trò chuyện với tôi, tôi nghĩ mình nên gói gọn lại trong vài điều mà anh tâm đắc nhất trên hành trình: Đi tìm và cởi những nút thắt trong doanh nghiệp.

Quay trở về Việt Nam sau khi tốt nghiệp chuyên ngành Đa khoa tại Đại Học Y Khoa, Quảng Tây, Trung Quốc, cùng với một vài cộng sự, anh đã quyết định mở phòng khám chuyên về nha khoa với mong muốn có thể đem tới cho khách hàng những phương pháp điệu trị an toàn, những công nghệ hiện đại đi cùng với một dịch vụ chăm sóc tận tình chu đáo.

Hiện nay Smile Care đã mở rộng quy mô lên hơn 60 nhân sự tập trung vào 4 chuyên khoa chính: Răng sứ, nắn chỉnh răng, tiểu phẫu và nội nha. “Lấy định hướng phát triển lâu dài, chọn chất lượng điều trị làm gốc, giữ và duy trì răng thật của bệnh nhân làm tiền đề, Smile Care mong muốn có thể xây dựng được một chuỗi nha khoa đạt tiêu chuẩn quốc tế.” Anh chia sẻ.

Vân Anh: Quan điểm của anh như thế nào về việc ứng dụng công nghệ để giải quyết các bài toán liên quan đến quản trị và vận hành?

Đỗ Thành Huy: Tôi không biết các doanh nghiệp khác vận hành như thế nào, nhưng đặc thù ở Smile Care là xử lý công việc theo sự vụ của khách hàng. Vì thế, những tương tác trao đổi hàng ngày cũng chỉ xoay quanh việc khách hàng này đang gặp vấn đề gì, phác đồ điều trị ra sao, tiến trình điều trị đến đâu rồi, bác sỹ nào đang chăm sóc…

Mỗi một khách khi tìm đến đây họ có rất nhiều nhu cầu cần được đáp ứng, để đảm bảo chất lượng cũng như tiêu chuẩn dịch vụ thì việc luân chuyển khách qua nhiều chuyên khoa khác nhau là không tránh khỏi, nhiều bác sỹ cùng chăm sóc một khách hàng cũng là lẽ đương nhiên. Lúc đầu, khi số lượng khách hàng ít, chúng tôi có thể trao đổi với nhau qua email, qua các group trên zalo, facebook. Nhưng khi số lượng lên đến 80 khách trên một ngày thì chúng tôi không thể kiểm soát được thông tin và các luồng trao đổi công việc. Đội ngũ y bác sỹ cảm thấy phiền vì nhiều khách không phải của mình nhưng họ vẫn nhận được hàng loạt thông báo. Ngược lại, cũng xảy ra tình trạng thông tin bị trôi, dẫn đến thiếu sót trong quá trình điều trị cho khách hàng. Lúc đó, chúng tôi buộc phải tìm một cách thông minh hơn để tương tác trao đổi và giao tiếp với nhau thay vì dùng group chat trên zalo hoặc facebook. Tôi nghĩ rằng chúng tôi sẽ không thể làm tốt nếu không có một nền tảng công nghệ để quản lý công việc hiệu quả.

Vân anh: Nhìn nhận ở khía cạnh rộng hơn về quản trị thì sao? Thời điểm cụ thể nào anh nhận thấy doanh nghiệp mình cần thay đổi và áp dụng công nghệ một cách triệt để?

Đỗ Thành Huy: Đứng ở góc độ vĩ mô hơn để đánh giá, thì tôi tự nhận mình sáng tạo và có khá nhiều ý tưởng hay ho nhưng lại không phải là người giỏi về quản trị, vì thế tôi chọn sử dụng phần mềm như là một công cụ hỗ trợ đắc lực để vận hành doanh nghiệp và phát triển kinh doanh. Mỗi năm chúng tôi đều tìm hiểu và nghiên cứu những ứng dụng được đánh giá là tốt nhất trên thị trường. Bởi tôi cho rằng, lựa chọn phần mềm tốt là cách tiết kiệm nhất để cập nhật tri thức quản trị và áp dụng vào doanh nghiệp vì bản thân các phần mềm đó đã được thiết kế dựa trên những nguyên tắc và cách thức quản trị tối ưu rồi.

Đặc biệt, năm 2014 chúng tôi xảy ra khủng hoảng tài chính, và phải nhờ đến dịch vụ tư vấn ở bên ngoài. Đó là lúc tôi ý thức rõ ràng nhất về vai trò của quản trị trong quá trình vận hành kinh doanh, cũng là lúc tôi nhận ra mình phải tìm cách để cập nhật và nâng cao kiến thức quản trị liên tục, nếu muốn giữ vững đà tăng trưởng. Tôi đã chọn sử dụng công nghệ, và thực sự thấy được những lợi ích mà nó mang lại.

Vân anh: Vì sao mà anh biết đến các sản phẩm của Base và lý do gì đã thuyết phục anh sử dụng sản phẩm?

Đỗ Thành Huy: Thời điểm mà tôi biết đến các sản phẩm của Base cũng là lúc mà chúng tôi đang rơi vào bế tắc. Trong 4 tháng liên tiếp, chúng tôi không tuyển thêm được một nhân sự mới nào, mà mình thì đang cần phát triển và tăng trưởng. Tôi loay hoay không biết được nút thắt nằm ở đâu vì không có dữ liệu để phân tích cũng không có cách nào để kiểm tra và dò lại quy trình.

Tôi quay trở lại với quan điểm đi tìm một phần mềm công nghệ thật tốt với hy vọng nó có thể giải quyết được bài toán này. Lúc tìm thấy Base E-Hiring, tôi đã liên lạc trực tiếp với Giám đốc Marketing của Base là Vương, nhờ hỗ trợ để có thể sử dụng hệ thống ngay lập tức. Tôi chỉ mất khoảng 3 tiếng để thiết lập từ quy trình tuyển dụng, mẫu câu hỏi phỏng vấn, thư giới thiệu về công ty và cả website tuyển dụng… Kết quả là trong vòng 1 tháng đầu chúng tôi nhận được 400 hồ sơ ứng viên, con số mà trước đây chưa bao giờ chúng tôi có được

Vân Anh: Vậy rốt cuộc thì vấn đề nằm ở đâu?

Đỗ Thành Huy: Trước đây tôi không theo dõi được có bao nhiêu hồ sơ được đổ về mỗi ngày, chất lượng hồ sơ ứng viên ra sao, vì toàn bộ CV đổ về hòm thư của các bạn làm tuyển dụng. Thêm nữa, các bạn ấy cũng chính là người lọc CV, lọc bằng cách nào? Dùng tri thức, kinh nghiệm của mình để lọc. Điều đó có nghĩa là gì? Là chất lượng của ứng viên hoàn toàn phụ thuộc vào tri thức và cảm nhận của bạn ấy, chứ không có một tiêu chí cụ thể rõ ràng. Đây chính là vấn đề.

Nguy hiểm hơn là các bạn làm tuyển dụng thường lên mạng lấy một cái JD công việc chung chung nào đó, rồi mang đi tuyển người. Chân dung ứng viên các bạn ấy cũng tự hình dung ra, tiêu chí đánh giá thì chưa được thiết lập. Tôi hiểu được lý do vì sao mà ứng viên đến gặp tôi phỏng vấn không giống với kỳ vọng mà tôi mong đợi.

Vân anh: Vậy là…vấn đề nằm ở nhân viên?

Đỗ Thành Huy: Không, đấy chỉ là một nút thắt. Lúc sử dụng E-Hiring tôi còn nhận thấy, hóa ra trước nay quy trình tuyển dụng của mình làm chưa nghiêm túc. Đúng ra mình phải là người tham gia vào xây dựng quy trình, phải thiết lập tiêu chí đánh giá, phải có được chân dung ứng viên ở vị trí mà mình cần tuyển thì người đến phỏng vấn mới đúng như kỳ vọng mình mong đợi. Thậm chí JD công việc, trưởng bộ phận phải là người làm, hoặc đưa ra những yêu cầu nhất định, các bạn Tuyển dụng sẽ dựa vào đó để đi tìm ứng viên

Thường thì các bạn tuyển dụng vì mong muốn tuyển được ứng viên nên thường nói quá hay về công ty, có xu hướng né tránh những vấn đề thực tế. Nhưng đó lại là sai lầm, mình tìm người để đi giải quyết vấn đề, cho nên bản thân ứng viên phải là người hiểu rõ nhất về công ty. Tôi đã ngồi tự soạn ra một bức thư giới thiệu về công ty, một cách chân thực nhất, để các bạn ứng viên hiểu rõ các bạn ấy sẽ làm việc trong một môi trường như thế nào, lúc đó mình mới có thể tìm được những người phù hợp với văn hóa môi trường làm việc và đáp ứng kỳ vọng của công ty.

Vân anh: Anh có thể chia sẻ cụ thể hơn về những lợi ích mà Base E-Hiring mang lại ngoài con số 400 CV trên 1 tháng như anh vừa chia sẻ

Đỗ Thành Huy: Trước đây, mỗi tuần tôi chỉ nhận được vài CV từ bộ phận Tuyển dụng, chi phí Tuyển dụng thì rất cao. Nghiêm trọng hơn là khi mà mình không có nhiều lựa chọn thì mình buộc phải hạ tiêu chuẩn của mình xuống để chọn được ứng viên, thậm chí rơi vào tình trạng bắt buộc phải nhận. Nhưng nó để lại một hệ quả về sau rất khó khăn đó là mình mất công thử việc nhiều, hoặc mình phải xem bạn ấy có thế mạnh gì để phát triển dựa trên thế mạnh của bạn ấy. Điều này đi ngược lại với nguyên tắc quản trị của doanh nghiệp.

Sau khi sử dụng Base E Hiring, tôi “neo” lên một số trang tuyển dụng thì chi phí tốn ít mà CV đổ về nhiều. Base E Hiring giúp tôi viết mô tả công việc rõ ràng, đưa ra những tiêu chí đánh giá khách quan và tích hợp với Base Test Centrer để đánh giá chất lượng ứng viên một cách khoa học. Tôi đã mô phỏng hình mẫu những người phù hợp với công ty dựa theo tính cách và năng lực rồi đưa lên JD để tìm kiếm những người như thế. Còn để kiểm tra năng lực của các bạn thì tôi đưa vào bài test trên Base Test Centrer.

Các bạn ứng viên sau khi đọc được JD chuẩn, đọc thư giới thiệu công ty, làm bài test xong thì 95% đến phỏng vấn, chứ không như trước đây, tôi rất hay bị ứng viên cho “leo cây”. Tôi cũng tiết kiệm được kha khá thời gian phỏng vấn, vì mọi thông tin về công ty tôi không cần nhắc lại, năng lực ứng viên đã thể hiện qua bài test rồi, tôi chỉ cần check lại những thứ cần thiết.

Vân anh: Được biết, Smile Care không chỉ sử dụng phần mềm Base E-Hiring, mà còn sử dụng cả Base Wework và Base Request. Vậy lý do nào khiến anh tin tưởng và sử dụng nhiều ứng dụng của Base cùng lúc đến vậy?

Đỗ Thành Huy: Chúng tôi đã từng thử dùng của Oracle – một phần mềm tương tự Base E-Hiring, giờ cũng đang dùng SAP, nhưng các phần mềm đó rất khó triển khai, cần code nhiều, và cấu trúc cũng phức tạp. Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ tôi cho rằng những sản phẩm linh hoạt, có thể update thường xuyêni, tốn ít thời gian và chi phí thì sẽ phù hợp hơn. Thêm nữa, tôi nghĩ rằng mình không bao giờ vẽ được hết các luồng công việc, hoặc mô hình hóa được hết các sự vụ, cho nên tính tùy chỉnh là cần thiết. Những phần mềm quá chuẩn mực, quá cứng nhắc đôi khi lại gây ra nhiều cản trở. Đó là lý do tôi chọn sử dụng Base.

Mặt khác, chúng ta không thể giải quyết tất cả các nút thắt trong doanh nghiệp chỉ bằng một phần mềm, chúng ta cần nhiều ứng dụng chuyên biệt để giải quyết sâu một vấn đề cụ thể. Bản thân chúng tôi cũng gặp nhiều nút thắt trong quá trình vận hành chứ không riêng gì Tuyển dụng, nên việc việc sử dụng thêm các ứng dụng khác là điều đương nhiên.

Ban đầu, tôi cũng chưa hiểu cách thức vận hành và phương pháp luận của Base Request, nhưng khi tiếp cận rồi tôi thấy sản phẩm này vô cùng giá trị. Đây là ứng dụng đầu tiên mà tôi thấy nó không chỉ làm giảm bớt phần lớn khối lượng công việc của các cấp quản lý mà còn sinh ra để phục vụ nhu cầu của nhân viên. Trước đây nhân viên của tôi thường đùa: “Sử dụng phần mềm nào thì cũng chỉ để phục vụ cho anh Huy tôi”. Nhưng từ khi sử dụng Base Request nhân viên của tôi còn tích cực sử dụng hơn cả tôi.

Vân anh: Bình thường Smile Care sử dụng Base Request để giải quyết những công việc gì, anh có thể giải thích rõ hơn vì sao mà nhân viên lại tích cực sử dụng đến vậy?

Đỗ Thành Huy: Họ dùng Base request để đề xuất tăng lương, để xin nghỉ ốm, để gửi yêu cầu mua trang thiết bị, để xử lý vấn đề thanh toán…tóm lại bất cứ vấn đề gì cần xin duyệt họ đều có thể làm request mà không gặp bất cứ rào cản nào. Thử tưởng tượng mà xem, một nhân viên mới vào làm, chẳng bao giờ dám gặp quản lý cấp cao hay sếp để đề xuất hoặc trao đổi một vấn đề gì đó, vô tình nó tạo ra rào cản trong giao tiếp và khiến cho mọi việc không được thông suốt, rõ ràng. Nhưng với Base Request, nó tạo điều kiện để chúng ta xây dựng một văn hóa cởi mở, minh bạch và cân bằng.

Thêm nữa, những gì chúng ta nói thì chúng ta thường dễ quên, mà có nhiều thông tin nhạy cảm như lương thưởng, chính sách, chế độ phúc lợi…Khi đó, chúng ta thực sự cần một công cụ để lưu lại những luồng trao đổi tương tác, tránh mất thời gian hoặc có sự hiểu lầm, bộ phận nhân sự hay kế toán khi cần cũng không phải đi tìm hoặc hỏi lại.

Vân anh: Thế còn Wework thì sao, nó đã giúp anh giải quyết được vấn đề gì?

Đỗ Thành Huy: Tôi nghĩ bài toán quản lý công việc là bài toán quá điển hình rồi, doanh nghiệp nào họ cũng muốn có cái nhìn tổng quan về tiến độ và muốn biết hàng ngày nhân viên của mình làm gì. Còn đối với riêng tôi, tôi sử dụng Wework để nhắc nhở mình phải làm tốt hơn mỗi ngày, để mình có thể hỗ trợ nhân viên như một người cộng sự của họ, để mình giúp họ xử lý vấn đề một cách kịp thời.

Lợi ích mà tôi thấy được rõ nhất đó là nó giúp tôi neo lại chính mình, vì sao vậy, tôi nhấn mạnh lại một lần nữa: Những gì chúng ta nói thì chúng ta lại thường dễ quên.

Mỗi ngày, tôi có hàng trăm request cần xử lý, cộng thêm rất nhiều các công việc khác, cho nên thú thực, có những thời điểm 70% công việc tôi giao cho nhân viên mà tôi không nhớ. Tôi cũng nhận ra rằng, đôi khi, cấp quản lý chính là nút thắt của công việc, vì mình bận quá nên mình không kịp xử lý, vì mình quên nên gây chậm trễ trong quy trình. Khi có công cụ rồi, thì tôi có thể rà soát lại công việc hàng ngày, hoặc nếu tôi quên, các bạn ấy có thể tag tôi vào để tôi xử lý. Mọi chuyện đơn giản hơn rất nhiều

Vân anh: Theo thống kê, chỉ có 3% doanh nghiệp Việt Nam chuyển đổi số thành công, anh đánh giá như thế nào về con số này, theo anh nguyên nhân là vì sao?

Đỗ Thành Huy: Theo tôi nó nằm ở vấn đề động lực, có thể là thị trường còn đang quá dễ dàng, chúng ta chưa ép mình vào thế phải thay đổi, chúng ta vẫn đang đứng ở ngoài cuộc và chưa thực sự quyết liệt trong câu chuyện này. Lúc mà mọi người bị đặt vào tình thế: Chuyển đổi số không phải vấn đề nên hay không mà buộc phải làm, thì chắc chắn chúng ta sẽ làm, và tìm mọi cách để thành công